Contrato de Encargo de Tratamiento (DPA)

Este Contrato de Encargo de Tratamiento (el «DPA») se celebra entre la empresa que contrata Clientus (el «Cliente») y Luis Armando Zamaniego Valenzuela, con el domicilio señalado en el Aviso de Privacidad («Clientus»). Regula cómo trata Clientus, por cuenta del Cliente, los datos personales que el Cliente carga, conecta o genera en la plataforma.

Forma parte de los Términos de Servicio y se acepta junto con ellos. En materia de protección de datos, si algo de este DPA contradice los Términos, prevalece este DPA.

• El Cliente es el responsable de los datos personales de sus contactos (clientes, prospectos, proveedores) y de su equipo: decide para qué y cómo se tratan.
• Clientus es el encargado: trata esos datos solo para prestar el servicio y conforme a las instrucciones del Cliente.
• Los datos que Clientus trata para administrar la cuenta y la relación comercial con el Cliente (quién se registra, facturación, soporte, seguridad de la plataforma) los trata Clientus como responsable, conforme a su Aviso de Privacidad.

• Titulares: contactos del Cliente (clientes, prospectos, proveedores y demás personas con las que se comunica) y los usuarios de su equipo.
• Datos: identificación y contacto (nombre, teléfono, correo, cuentas en redes sociales); contenido de conversaciones, notas de voz, archivos y comentarios; datos comerciales y de cobranza que el Cliente importa de su ERP u otras fuentes (ventas, pagos, saldos); y los que la plataforma deriva de ellos (resúmenes, transcripciones, clasificaciones).
• Datos sensibles: Clientus no los requiere. Si el Cliente los introduce, le corresponde contar con el consentimiento expreso y por escrito de su titular.
• Finalidad: prestar el servicio contratado: recibir, enviar y organizar mensajes; atender, dar seguimiento y cobrar; analizar la información con inteligencia artificial; generar reportes; y dar soporte.
• Duración: mientras el servicio esté vigente y durante el plazo de devolución de la sección Devolución y supresión.

Clientus se obliga a:

• Tratar los datos solo conforme a las instrucciones documentadas del Cliente. Son instrucciones los Términos, este DPA, la configuración que el Cliente hace en la plataforma y las solicitudes por escrito de sus administradores. Si una instrucción le parece contraria a la ley, Clientus lo avisará.
• No tratar los datos para finalidades propias ni distintas de las instruidas, no venderlos y no usarlos para entrenar modelos de inteligencia artificial de terceros.
• Mantener medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas adecuadas al riesgo (ver Seguridad).
• Guardar confidencialidad y asegurar que las personas autorizadas a tratar los datos estén obligadas a lo mismo, aun después de terminada la relación.
• No transferir los datos a terceros salvo a sus subencargados, por instrucción del Cliente o por requerimiento fundado de una autoridad competente. En este último caso, y si la ley lo permite, avisará al Cliente antes de entregar la información.

• El Cliente autoriza a Clientus a apoyarse en los subencargados listados en Subencargados.
• Clientus les impone obligaciones de protección de datos equivalentes a las de este DPA y responde ante el Cliente por su cumplimiento.
• Antes de agregar o sustituir un subencargado que trate datos personales de los contactos del Cliente, Clientus avisa por correo con al menos 15 días naturales de anticipación, salvo urgencia de seguridad o continuidad. Si el Cliente tiene una objeción razonable, las partes buscarán una alternativa; si no la hay, el Cliente puede terminar el servicio afectado sin penalización.

Los datos se alojan principalmente en Estados Unidos y algunos subencargados los procesan en otros países. El Cliente reconoce y autoriza estas remisiones internacionales, necesarias para prestar el servicio. Clientus exige a sus subencargados un nivel de protección equivalente al de la ley mexicana.

Las solicitudes de acceso, rectificación, cancelación u oposición de los contactos del Cliente las atiende el Cliente, como responsable. Clientus lo asiste:

• Con herramientas en la plataforma para consultar, corregir, exportar y archivar la información de un contacto.
• Si un titular se dirige directamente a Clientus, Clientus remite la solicitud al Cliente sin responderla por su cuenta, salvo que el Cliente lo instruya o la ley lo exija.

Si Clientus confirma una vulneración de seguridad que afecte datos personales del Cliente, le avisará sin demora injustificada y, a más tardar, dentro de las 72 horas siguientes a confirmarla. El aviso incluirá, en la medida en que se conozca:

• La naturaleza del incidente y cuándo ocurrió.
• Los datos y titulares afectados.
• Las medidas tomadas y las recomendadas.
• Un contacto para dar seguimiento.

Clientus cooperará para que el Cliente pueda avisar a los titulares afectados en los términos que exige la ley.

Clientus pondrá a disposición del Cliente la información razonable para demostrar el cumplimiento de este DPA. Si esa información no bastara, el Cliente puede solicitar una auditoría una vez al año, con 30 días de aviso, en horario hábil, a su costo y bajo confidencialidad, sin acceso a datos de otros clientes ni a información que comprometa la seguridad de la plataforma.

• Al terminar el servicio, el Cliente tiene 90 días naturales para exportar su información desde la plataforma o pedirla por correo.
• Pasado ese plazo, o antes si el Cliente lo pide por escrito, Clientus suprime los datos personales del Cliente, salvo los que deba conservar por obligación legal, que bloquea y suprime al vencer esa obligación.
• Los respaldos se sobrescriben en su ciclo normal de rotación y, mientras existan, no se usan para ningún otro fin.

El Cliente, como responsable, se obliga a:

• Contar con su propio aviso de privacidad y con la base legal y, cuando corresponda, el consentimiento para tratar los datos que introduce en Clientus y para usarlos como los usará (incluida la inteligencia artificial y el envío de mensajes).
• Dar instrucciones lícitas y usar la plataforma conforme a la Política de Uso Aceptable y la Política de Mensajería y Anti-Spam.
• No introducir datos sensibles ni datos de menores que no sean necesarios para su operación.
• Mantener seguras las credenciales de su equipo y dar de baja a quien ya no deba tener acceso.

La responsabilidad de cada parte bajo este DPA se rige por la sección de limitación de responsabilidad de los Términos, salvo donde la ley no permita limitarla. Este DPA sigue vigente mientras Clientus trate datos del Cliente.